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経費の分類と税務署への言い切り方

お金を使うときには「これは○○の仕事の××に必要だ。だから経費」と常に考えることが大切です。

フリーランスで利用頻度が高い勘定科目と補助科目について、一覧にまとめました。

会計ソフトには、あらかじめ一般的な勘定科目が登録されています。その多くは小売店や飲食店、製造業向けの科目なので不要なのもは削除してスッキリさせましょう。

科目名 補助科目内容
事業主貸 生活費、源泉徴収税、生命保険、個人年金事業主が個人に貸したお金
事業主借 事業資金、預金利息事業主が個人から借りたお金
未払金 クレジットカードなど購入と支払いを二段階で処理する買い物に使う
旅費交通費 電車賃、飛行機、タクシー代、ガソリン代、高速代、時間駐車、出張旅費、宿泊料、日常移動、海外取材、ツアー代移動にかかったお金すべて。取材旅行は「取材費」でも可
取材費 飲食店取材、イベント参加、評価、打ち合わせ喫茶、取材会費少額から高額まで幅広く使える科目
制作費 モチーフ、モデル文筆業にとっての「取材費」に相当する科目
消耗品費 PC消耗品、オフィス備品、カメラ機器、テープ・CD類、電池電球類、コピー代、写真現像10万円未満の品は全て「消耗品」でよい
事務用品費 文房具、画材、FAXインク、紙内容的には「消耗品」だが、別科目のほうがバランスよく見える
新聞図書費 雑誌、新聞、書籍、資料書類、メールマガジン印刷物及び有料メールマガジンなどが該当
広告宣伝費 見本紙、名刺、DM、視覚効果不特定多数の相手に大して宣伝するもの
地代家賃 家賃、月極駐車場賃貸物件の家賃。自宅兼事務所の場合には按分
賃貸料 展示会使用料、レンタカー一時利用のために賃貸したものへの支払い
リース料 車、コピー機、OA機器リースで借りている物品の代金
水道光熱費 電気代フリーランスが計上できるのは電気代のみ。生活兼用の場合には按分
通信費 インターネット、メーリングリスト、電話、携帯電話、郵便、切手電話やパソコン通信、郵便など。電話は按分の場合あり
荷造運賃 宅配便件数が少なければ「通信費」でも可
接待交際費 会食/外食、来客食事喫茶、手土産、贈答品、お中元お歳暮、謝礼接待交際費は青天井。上手に世渡りしましょう
外注費 原稿料、資料調査外部に何かを依頼した場合に1人1回5万円以下なら源泉徴収の必要なし。「謝礼」にすればなお簡単
支払報酬 税理士、公認会計士、弁護士業務委託手数料は「支払報酬」として管理。源泉徴収が必要
預り金 預かり金源泉徴収した額。締め切りまでに税務署へ納付する
支払手数料 銀行振込、引出手数料銀行口座からの入出金時に利用
諸会費 年会費所属団体の年会費など
減価償却費 車両運搬具、工具器具備品固定資産の今年度償却分
修繕費 定期点検、メンテナンス費用、保守契約料、OA機器修理資産の維持や補修に必要な費用
貸倒金 貸倒金改修不要になった売掛金・未収入金
雑給 パート・アルバイト等への給与「給料」と名のつくものは「源泉徴収」が必要になる。少額の場合は「外注費」の方が楽
給与賃金 基本給、時間外勤務手当、通勤手当定期的に従業員に支払われる給与。源泉徴収が必要
青色事業専従者給与青色事業専従者給与家族を青色申告専従者にした場合。月額は固定。事前に申請書提出
undefined よく「何でも経費で落とせる」と言われますが、概念の理解が必要ですね。

考え方次第では、何でも経費として落とすことができます。

例えば、ビジネスと関係さえしていれば、その人が行っているビジネス内容によっては飲食代や旅行費でさえ経費になります。

まずはビジネスに関係することをすべて洗い出す事が重要です。

※ よろしけば、どのようなものを経費として計上しているか教えて下さい(随時、追記していきます)。

現在のスコア
業種と経費扱いにしているもの、税務局に指摘された時にどのように言うつもりか教えて下さい。

旅費交通費

電車代やバス代などは、小さな額だからといって馬鹿にはできません。

1ヶ月3000円でも、年間3万6000円。税率20%なら6000円以上も税金に差がでます。

逆に、合計が100万円を超えると税務署に目をつけられやすいです。取材などで旅行した場合などは「取材費→取材旅行」と補助科目を設定するとよいでしょう。

経費を科目別に振り分ければ目立ちません。

旅費交通費にあたるものは、次のとおりです。

  • タクシー代
  • ガソリン代
  • 高速道路代
  • 有料道路代
  • 駐車場代
  • 電車代
  • バス代
  • 回数券代
  • 航空運賃
  • 宿泊代

近距離交通費

最近はカードを利用して電車やバスに乗る人がほとんどだと思います。

この場合、クレジットでチャージしているなら、そのカードの請求額を「x月の交通費」として扱えばよいです。

遠距離交通費

国内外問わず、出張には「航空券+宿」だけのスケルトンツアーが便利です。

長距離移動の支払いはクレジットを活用しましょう。

クレジットでマイルをためると良いでしょう。

取材費・制作費

取材旅行ので得た情報は

  • 書籍にまとめる
  • 雑誌への持ち込み記事にする
  • メールマガジンやウェブサイトに掲載する
  • ブログで発表する(ノーギャラでも自分の能力を告知する=広告宣伝)

といった多角的な「売り方」が考えられます。

自分で全額経費を捻出すれば、一度の取材を元に複数媒体で発表できます。

フリーランスは「損して得とれ」なのだと税務署に主張しましょう。

「取材旅行」に含まれる科目名は次のとおりです。

  • 航空券
  • ツアー代金
  • 宿泊代金
  • ビザ代金
  • 旅行保険
  • 予防注射の代金

また現地で使ったお金は「取材費→現地現金」として合算処理できます。

証拠となるのは、両替や現地通貨引き出し時のレシートです。使い道の細目は、現地レシートを集めたりメモをとって裏付けます。

旅のガイド的な文章のために必要な「体験情報」は、旅のすべてのシーンに存在します。

  • 食費(現地の異文化を調査)
  • 宿代(安くてオススメの旅を体験調査)
  • 現地ツアー参加代、拝観料(見所をチェック)
  • 衣料、みやげもの(現地の文化を知る)
  • 薬代(トラブル対策)

など、それぞれのお金の使い道には理由がつけられます。

旅のために購入した費用は「消耗品」の科目に振り分けてもよいでしょう。

商品・店舗は「取材費」または「制作費」で

商品や店舗の評価のブログを書いている人は、店舗で支払った代金が経費にできます。

  • 税務署「紹介される店がタダにしてくれるのでは?」
  • 税務署「雑誌編集者・出版社が払うのでは?」

と言われた場合には、

  • 覆面取材でないと正しい評価はできません
  • 自分で調査してブログを書いています

と堂々と言い切りましょう。こうすれば「ひとりご飯」の領収書も理由がつきます。

これらの調査結果を、現行やデータとしてまとめたり、ブログで紹介するなどすればよいです。

喫茶店の領収書は?

  • 2名以上は「取材費→打ち合わせ」で処理
  • 1人で利用した場合は「取材費→場所代」で処理します。

経費にしたければ食事は一人でするなも参考にしてみてください。

インターネットカフェのりよう代金も同じ発想で処理しましょう。

なお、経費にできるかできないか?は「何をしたか?」も重要ですが、「何のためにしたか?」も重要です。

  • 14時まであるところで打ち合わせ
  • すぐ近くで16時から別件の打ち合わせ
  • 2時間開いていたのでまんが喫茶でパソコンのメールをチェックしてブログを書いた。

この例では、空いている2時間に事務所に戻るよりもまんが喫茶で働いた場合の方が効率的と説明することができます。

通信費

通信費には次のようなものが含まれます。

  • 携帯電話料金
  • インターネット接続料金
  • ドメイン取得費用
  • サーバレンタル料金
  • ウイルス駆除ソフト(これは各自の判断)

「業務用だけにしか使わない」という説明も可能で高めの按分率でも問題ありません。

ドメイン取得には1年契約から10年契約まであります。本来複数年にまたがる費用は、その年に計上するのが原則ですが、何千円・何万円の単位であれば気にする必要はないでしょう。

それが自分の仕事にとっても情報ソースだと考えられる場合、次のようなものも経費と言えます。

  • USEN
  • NHKの受信料
  • テレビ代金
  • 衛星放送月額

「それが取材準備になる」「これらの番組を研究材料として原稿を書く」などの理由付けができます。

按分率を出すのが難しい場合は「私用としては使ってない」と主張して全額経費にするのもひとつの手です。

地代家賃

地代家賃には次のようなものが含まれます。

  • 部屋代
  • 月極駐車場代
  • レンタル倉庫代金

税務署から調査が来た時に分離して見えるように「オフィス専用面積には生活用具を一切置かない」などが大切です。

机、椅子、パソコン、プリンター、電話機、ルーター、書棚、などがおいてあれば、仕事部屋として「税務調査」を受けた際にも問題はありません。

ワンルームの場合は最大で2分の1、2LDKなら3分の1、3LDKなら4分の1とすれば無理がありません。

賃貸物件の場合

賃貸物件の礼金も按分して計上しましょう。敷金は戻るのが前提なので経費にしません。

※ 解約時に敷金が全額戻らなかったら、支払った額を按分して計上します。

持ち家、持ちマンションの場合

所有物件の場合には「地代家賃」としては扱うことができません。

その代わり、物件の一部を資産として扱い減価償却と金利、そして固定資産税を経費として算出することができます。

ただし、経費に入れようと欲をかくことで住宅ローン控除で不利になる場合もあります。

専門家に相談することをおすすめします。

車に関わる経費

車を生活と事業の両方で使っているのならば、按分率は最大で業務9割、私用1割といったところです。

ただし車を業務でも使うという明確な理由(写真撮影=機材運搬、ブロガー=取材など)は必要です。

その車両に関するお金は次のような科目で扱うことができます。車の利用がメインの業種ではない場合は「旅費交通費」に含めてもよいでしょう。

科目 内容
地代家賃月極駐車場
保険料任意保険、自賠責保険
車両費車の修理・車検代
租税公課自動車税
消耗品車の備品(携帯電話ホルダ、日よけスクリーンなどの小物)
旅費交通費ガソリン代/高速代金/時間貸し駐車場
旅費交通費レンタカー(業務目的でレンタルなので全額計上可能)
賃貸料リース代金(業務用に車をリースする場合にも全額経費)

業務用に購入した車は「固定資産」扱い

車やバイクを新規購入する場合は、それを「固定資産」として扱うことができます。

消耗品&10万円以内の備品

消耗品という科目で扱う物品には次のようなものが含まれます。

  • 使うと減る、最後にはなくなる。だからまた新しいものを買う
  • 購入価格が10万円未満の品(固定資産に該当しないもの)

もし日常の買い物の中で「これは仕事の消耗品」というものがあれば、そのレシートの該当する行のみを経費に入れます。

私物と混ぜて購入した場合でも、その内訳に仕事用の品物と価格が印字されていれば証拠として扱えます。

また、家庭用品などで個人消費に見えるものでも、それを使って記事を書くとか撮影するとなれば当然経費です。

「消耗品費」や「事務用品費」は上手に振り分けて、飛び抜けて多い額にならないように注意しましょう。

【消耗品(単純消耗品・10万円未満の物品)】

消耗品 コピー代金、写真プリント代、電池、電球、ビデオテープ、CD、DVDなどの記憶媒体
電気機器 FAX、電話機、携帯電話機、コピー機、iPod、MP3プレーヤー、ICレコーダー、携帯ラジオ、テレビ、DVDプレイヤー、ライトテーブル、扇風機、足温機、掃除機
パソコン周辺機器 プリンタ、スキャナ、プリンタ複合機、モニター、デジタルカメラ、メモリ、パソコンソフト、モデム、ルーター、モニター画面シールド、PC用キャリアバック、ハンドレスト
オフィス用品 本棚、机、いす、パソコンラック、ブラインド、納戸、カーテン、応接セット、スリッパ、来客用お茶用具
カメラ周辺機器 カメラバック、三脚、一脚、レフ版、レンズ、フィルター

【事務用品】

消耗タイプ文具 リングファイル、クリアファイル、クリアポケット、製本セット、コピー用紙、印刷用紙、便せん、封筒、伝票、領収書用紙、出金伝票、印刷ラベル、シール、メモ用品、ポストイット、アルバム、FAX用紙、FAXインクリボン、プリンタのインク、ホチキスの針、カッターの刃、ボールペンのインク芯、ペン、マジック、消しゴム、のり、セロテープ、クリップ、押しピン
長期使用タイプ文具 ナンバリングマシン、ゴム印、スタンプパッド、ホチキス、パンチャー、デスクマット、カッター台、ホワイトボード、黒板、コルクボード、ペン立て、マウスパッド、定規、はさみ、カッター、テープホルダー、ブックエンド、ファイルホルダー、書類ケース、電卓、時計、ストップウォッチ
画材 スケッチブック、クロッキー帳、イーゼル、鉛筆、色鉛筆、絵の具、ホスターカラー、リキテックス、インク、墨汁、ペン、ペン先、マーカー、筆、紙、ペンカッター、スクリートーン、羽ぼうき、イラストボード、トレーシングペーパー、紙ばさみ、紙粘土
カメラ用品 ポジフィルム、ネガフィルム、マウント、アルバム、スリーブ、フィルム用ビニール袋

※ その他、手芸・料理・掃除・洗濯など家事関係の品物でも、それをテーマに仕事をしたら経費にできます。

新聞図書費

必要な新聞、図書、雑誌はすべて「新聞図書費」の科目で扱います。

現金で購入した場合は領収書を、銀行引き落としならば銀行通帳が証拠となります。

インターネットで購入した場合は、同封された納品書かクレジットカードの使用明細を証拠としましょう。

本や雑誌を買うときは、どの仕事にどう関連するのか理由を思い浮かべるようにしましょう。

  • 扱うテーマの下調べとして
  • 参考文献として
  • 技術的な参考にするため
  • 学校に通うのと同レベルでスキルを身につけるため
  • 仕事で組む相手や取材する相手の過去の仕事を確認するため

など経費になる理由は色々あります。

広告宣伝費

不特定多数の人に対して作品・商品・自分自身を売り込むための経費に使う科目です。

  • 集客目的でホームページでプレゼントを実施する
  • 名刺や作品のポストカード
  • 年賀状や暑中見舞い
  • 自分の作品を買取り無料で配る

会場を借りてパーティーを開き、人を集めて宣伝する場合も「広告宣伝費」です。

身なりを整えることも経費

テレビや雑誌から取材を受けるとなれば「ヘアサロンに行く」「プロにメイクしてもらう」などは、理由が説明できれば広告宣伝費として処理できます。

  • 取材を受けるため
  • プロフィール写真撮影のため
  • 勝負をかけた企業への売り込みだから

など理由付けは慎重にしましょう。

その目的のためだけにレンタルした衣装は広告宣伝費に含まれます。ただし購入の場合は、使用の可能性があるため経費計上は難しいです。

接待交際費

フリーランスは人付き合いが仕事のチャンスとなるケースが多いです。情報収集、営業活動として人と酒を飲んだり食事した代金を「接待交際費」にできます。

※ 酒抜きの場合には「会議費」でも構いません。
※ 通常は'お酒が伴う打合せでも一人2,000円までは会議費''として認められます。

取材の相手や仕事の協力者に対してお礼をする場合は「接待交際費→謝礼」とします。領収書をもらいにくい場合には、出金伝票で記録します。

金額が5万円未満の場合は源泉徴収は不要です。

また、お世話になった相手に使った次のようなお金も接待交際費で処理できます。

  • 手土産(花束、酒、菓子折)
  • お祝金
  • パーティー会費
  • 祝電(通信費・電話代)
  • 花キューピット

ただし、祝儀や香典は領収書の要求をするわけにはいきません。

そこで、結婚式ならその招待状、お通夜や告別式ならばその内容がわかる書類(メール、FAX、新聞の死亡記事)を資料として添えて「出金伝票」を領収書代わりに使いましょう。

慶弔の内容が、単なる友人知人であったとしても仕事の接点があるように見せる工夫をしましょう。

※ 全額が接待交際費として認められるため、個人的支出が曖昧なので、税務署は厳しくチェックする傾向にあります。

パーティーを開いた費用を経費にする

セミナーや教室を運営している方なら、受講生(生徒)を集めてパーティーを開催するのは経費にできます。

内容のフォローや交流、新しい口座の案内の機会にすれば、単なる無駄遣いではありません。

また、パーティーに呼ぼうとしている「仲間」が私的な友人ではなく、同業者やお得意様を招いての交流なら、経費にすることは可能です。

知り合いと飲んだとしても、接待交際の対象になりうる

昔からの知り合いと飲んだとしても、十分に接待交際の対象になりうるのです。

普通のサラリーマンでも、自分の会社の業界のことは非常に詳しいものです。

それは何かの形でビジネスに役立てることができるものです。

相手の持っている情報と、自分の業務をうまく関連付ければ、その飲食費は立派に「交際費」として成り立ちます。

会議費

領収書の金額を5,000円以内に抑ええましょう。一人につき5,000円です。

こうすれば、交際費を会議費として認めてもらうことができます。

領収書にしっかりと人数を記載してもらい、「誰と会議」をしたのかを記録しておきましょう。

会議を行う場所はどんな見せでも大丈夫です。たとえ、居酒屋やスナックでも問題ありません。

按分にしない方がいい科目

「形ある物品」は按分に不向きです。

例えば、商品紹介に買った商品は利用後に「個人的に食べたから按分」と考える必要はありません。

「食べる前の状態」で撮影が必要だった、あるいは食べた感想をレポートする仕事だった。それなら全額経費となります。

使った後の商品は「雑誌の編集部に提出した」「手伝ってくれた人に謝礼代わりにあげた」など個人消費にしない理由を見つけましょう。

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